Tous les immeubles qui disposent de plusieurs lots appartenant à des personnes différentes doivent être administrés par un gestionnaire. Il s’agit du syndic de copropriété. Il est le représentant légal de tous les copropriétaires. Il faut savoir que dans le cadre de l’exercice de son travail, il est amené à exercer un certain nombre de missions. Cela concerne notamment le volet administratif et financier.
Des tâches administratives
De prime abord, il importe de préciser que les actions menées par le syndic de copropriété Belgique doivent servir l’intérêt de tous. Outre la représentation du syndicat des copropriétaires auprès des instances de la justice, il doit également réaliser des missions administratives. À ce titre, il doit mettre à jour la fiche synthétique de la copropriété. En plus, il doit établir la liste de tous les copropriétaires tout en précisant leur :
- Lots respectifs
- Identité
- Adresse
- Coordonnée électronique…
Il incombe également à ce gestionnaire de s’assurer du respect et de l’exécution du règlement de la copropriété et des décisions prises dans le cadre de l’assemblée générale. Il est aussi en charge de la communication de ses résolutions à l’ensemble des occupants de l’immeuble.
À noter que le syndic est également garant du bon fonctionnement de l’immeuble en assurant sa conservation, son entretien. Il peut aussi selon le cas faire exécuter des travaux urgents. En plus, il doit tenir à jour un carnet d’entretien du bâtiment.
La convocation et l’organisation de l’assemblée générale des copropriétaires font également partie des attributions du syndic.
La gestion des archives de la copropriété
Dans le cadre de l’exercice de ses missions, le syndic est obligé de gérer l’ensemble des archives du syndicat de copropriétaires. Il s’agit de tous les documents appartement à ces derniers et de ceux qui concernent l’immeuble en général. Selon le cas, il peut déléguer à une entreprise spécialisée la gestion des archives de la copropriété.
À l’ère du numérique et du digital, le syndic doit suggérer au syndicat des copropriétaires un accès en ligne des documents de l’immeuble et de ses différents lots. Ceux-ci doivent être téléchargeables et imprimables en cas de besoin. Ce gestionnaire doit mettre en place un système de sécurité pour protéger ces documents et permettre aux copropriétaires d’y accéder.
Des missions financières
Les attributions d’un syndic de copropriété consistent également à gérer les finances de l’immeuble qui lui est confié. À ce titre, il est tenu de réaliser un budget prévisionnel de la copropriété pour l’année en cours. Il doit ensuite être approuvé par les copropriétaires dans le cadre d’un vote en assemblée générale. Il en est de même des devis pour les travaux d’entretien ou de réparation à effectuer dans la copropriété.
En outre, il doit s’occuper du recouvrement des charges impayées par les différents copropriétaires. C’est aussi au syndic de payer les différents prestataires et fournisseurs de l’immeuble.
Afin d’éviter toute confusion, le syndic doit ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat. C’est ce dernier qui est dans ce cas le titulaire du compte. Il servira à recevoir toutes les sommes destinées au syndicat.